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Pourquoi faut-il faire une assemblée générale ?
C’est quoi une assemblée générale ?
L’assemblée générale fait partie des instances dirigeantes d’une association loi 1901, aux côtés du conseil d’administration et du bureau.
C’est une réunion des membres de l’association, qui leur permet de statuer sur les décisions qui ne relèvent pas de la gestion courante. Par exemple :
- L’approbation ou le rejet des comptes annuels
- La nomination ou la révocation des dirigeants
- La modification des statuts de l’association
- L’engagement d’une action en justice
- L’acquisition ou la vente d’un bien immobilier
- L’exclusion d’un adhérent.
Il est possible de préciser les attributions ou de modifier la composition de l’assemblée générale dans les statuts de l’association.
À savoir que les statuts sont le document de référence rédigés au moment de la création de l'association. Ils régissent son fonctionnement et comportent des informations essentielles telles que l'adresse du siège social.
La différence entre assemblée générale ordinaire et extraordinaire
Il existe deux types d’assemblée générale :
- L’assemblée générale ordinaire (AGO) : elle sert à établir le bilan de l’année écoulée et à présenter les comptes annuels (qu’on appelle aussi « rapport financier ») devant être approuvés par les membres
- L’assemblée générale extraordinaire (AGE) : elle est organisée pour traiter les questions ayant un impact significatif sur l’avenir de l’association, et/ou qui rendent la tenue de l’assemblée générale obligatoire.
Dans quels cas est-il obligatoire de faire une assemblée générale ?
Pour la plupart des associations, ce sont les statuts qui prévoient la tenue de l’assemblée générale ordinaire.
Notez que pour certaines associations réglementées, la tenue de l’assemblée générale est obligatoire :
- Les associations reconnues d’utilité publique
- Les associations cultuelles
- Les fédérations sportives agréées
- Les fédérations départementales, interdépartementales ou régionales
- La fédération nationale des chasseurs
Certaines décisions nécessitent également de tenir une assemblée générale, qui prendra alors la forme d'une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire selon le cas :
- La demande de reconnaissance d'utilité publique
- L'obligation de fonctionnement démocratique suite à l'obtention d'un agrément de l'État
- L'approbation des comptes annuels dans les associations ayant l'obligation d'en établir et de nommer un commissaire aux comptes
- L'approbation du rapport du commissaire aux comptes en cas de mise en œuvre d'une procédure d'alerte
- La demande d'exonération de TVA
- En l'absence de disposition statutaire sur le devenir des biens de l'association en cas de dissolution
Au-delà du caractère obligatoire, n’oubliez pas que l’assemblée générale permet d’assurer un minimum de démocratie au sein de l’association. Les décisions votées en assemblée générale sont ainsi légitimes. C'est tout l'enjeu du quorum.
Comment faire pour organiser l’assemblée générale ?
À quelle date faut-il organiser l'assemblée générale, ordinaire ou extraordinaire ?
L’assemblée générale ordinaire doit se tenir au moins une fois par an. Mais les statuts peuvent définir plus précisément la périodicité et la date de l’assemblée générale annuelle.
Les associations choisissent souvent d’organiser l’assemblée générale ordinaire en décembre de l’année N, ou en mars N+1 pour avoir le temps de finaliser les comptes annuels de l’exercice.
Concernant l'assemblée générale extraordinaire, vous devez l'organiser dès lors que votre association se trouve dans une situation prévue par la loi, ou bien inhabituelle. Dans tous les cas, elle est indispensable pour prendre les décisions qui impactent le fonctionnement de l'association et son avenir.
L’ordre du jour
L’ordre du jour doit être défini en amont de l’AG. C’est un point à ne pas négliger car l’assemblée devra débattre sur tous les points mis à l’ordre du jour, et ne pourra pas délibérer sur autre chose.
Les statuts et/ou le règlement intérieur peuvent définir les personnes ou instances ayant autorité pour définir l’ordre du jour. De même, les conditions dans lesquelles un membre peut solliciter l’inscription d’une question à l’ordre du jour.
Dans tous les cas, sachez que le libellé des questions doit être précis. Une rubrique « Questions diverses » peut être incluse, mais uniquement pour aborder des sujets mineurs sans incidence sur le fonctionnement ou l'activité de l’association.
La convocation à l'AG
La convocation à l’AG doit indiquer :
- Le nom de l’association
- La date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale
- L’organe qui a pris l’initiative de convoquer l’assemblée générale
- L’ordre du jour.
Il faut généralement envoyer la convocation entre 15 jours et 1 mois avant la date de l’AG. Le délai devant être suffisant pour permettre aux participants d’étudier les questions à l’ordre du jour. Là encore, référez-vous aux statuts ou au règlement intérieur qui peuvent encadrer les modalités d’envoi de la convocation.
Qui peut assister à l’AG ?
En l'absence de précision dans les statuts, tous les membres de l’association peuvent assister à l’assemblée générale et doivent donc recevoir une convocation. D’autres personnes participant à la vie de l’association sans en être adhérentes peuvent être autorisées à y assister : sympathisants, salariés…
À savoir que l’assemblée générale peut se tenir à distance, uniquement si les statuts l’autorisent.
Le déroulement de l’assemblée générale en pratique
Les délibérations
Au cours de l’assemblée générale, les membres délibèrent sur les questions inscrites à l’ordre du jour. C’est le président de séance (généralement le président de l’association) qui s’assure du respect de l’ordre du jour et du bon déroulement des débats.
Vote : quelles sont les règles de quorum et de majorité ?
Pour être adoptées, les décisions doivent être votées conformément à certaines règles édictées dans les statuts, et pouvant être précisées dans le règlement intérieur :
- Le mode de scrutin : à bulletin secret ou à main levée
- Le quorum : c’est le nombre minimal de membres devant être présents (ou représentés si les statuts le permettent) pour que le vote soit valable
- La majorité : c’est le nombre minimal de voix à atteindre pour qu’une décision soit approuvée.
Seules des dispositions statutaires peuvent autoriser la mise en place du vote par correspondance.
La signature de la feuille de présence
Il est indispensable de faire signer une feuille de présence aux membres, pour pouvoir notamment vérifier que les conditions de quorum sont respectées.
L’établissement du procès-verbal
Le procès-verbal permet de rendre compte de l’AG, en précisant notamment :
- L’ordre du jour
- Le compte-rendu des débats
- Le résultat des délibérations.
Le procès-verbal est un document très important, qui permet de prouver la validité des décisions prises. Il doit être consultable à tout moment par les membres. Si votre association dispose d'un site Internet, n'hésitez pas à y publier le procès-verbal de la dernière assemblée générale.
La rédaction de ce document peut être confiée au secrétaire du bureau de l'association.
L'essentiel à retenir
L'assemblée générale ordinaire doit être organisée une fois par an, et l'assemblée générale extraordinaire à chaque fois que les circonstances l'exigent. Les votes doivent se dérouler dans le respect des dispositions statutaires et du règlement intérieur le cas échéant.
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