Comment gérer les frais engagés avant la création de son entreprise ?

Puis-je commencer à réaliser des actes pour le compte de ma société avant la création de celle-ci ?

Quelles dépenses peuvent être engagées pour le compte de la société en formation ?

Pour permettre le démarrage optimal de l’activité, certaines dépenses ne peuvent pas attendre l’immatriculation de votre entreprise. Ainsi vous avez très probablement confié les démarches suivantes à un professionnel :

• Réaliser votre business plan
• Rédiger les statuts de votre société
• Rechercher votre local au besoin, sinon votre société de domiciliation
• Déposer votre marque
• Créer votre site internet
• Etc., selon la nature de votre activité (commerciale, artisanale ou libérale)

Tant que les dépenses que vous engagez sont nécessaires au démarrage de votre activité, et qu'elles sont réalisées au maximum 6 mois avant l’immatriculation effective de votre société, elles peuvent effectivement faire l'objet d'un remboursement.

Puis-je légalement travailler sans numéro de SIRET ?

Au moment de son immatriculation, une entreprise se voit attribuer deux numéros :

• Le SIREN, numéro unique d’identification de l’entreprise
• Le SIRET, numéro d’identification de chaque établissement

Le numéro de Siren étant inclus dans le numéro de Siret, on vous demandera bien plus souvent le SIRET de votre siège social. Il doit d'ailleurs apparaitre sur toutes les factures que vous émettrez. Il fait partie des nombreuses mentions obligatoires qui doivent apparaitre sur vos factures. 

Notez que vous devez d'abord avoir une adresse de domiciliation pour pouvoir ensuite déposer votre dossier de demande d'immatriculation en ligne auprès de l'INPI. C'est là que Domiciliation-enligne intervient. Domiciliez votre siège social au sein de notre société de domiciliation et confiez-nous toutes vos formalités juridiques !

Comment facturer en l'absence de SIRET ?

 Si vous devez faire une facture alors que vous êtes encore en attente de votre numéro de SIRET et que votre demande d'immatriculation est en cours, vous devez inscrire la mention " numéro SIRET en cours d'attribution " sur vos premières factures. Une fois le numéro Siret attribué, une facture rectificative pourra être émise.

À savoir que l’émission d’une facture est obligatoire pour toutes les ventes aux professionnels. En revanche pour les ventes aux particuliers, seulement pour un montant supérieur à 25 €, ou les ventes à distance, ou dans le cadre d'une livraison intracommunautaire exonérée de TVA.

Les factures doivent être émises au moment de la livraison du bien, ou de la réalisation de la prestation.

Notre conseil : il est préférable d’attendre l’obtention de votre numéro de Siret pour établir vos factures. Les factures ayant une valeur juridique permettant d’exiger le paiement d’une somme.

Comment vous faire rembourser les frais de création d'entreprise ?

La reprise des actes

Une procédure permet aux dirigeants de se faire rembourser les frais engagés pour la création de leur société : la reprise des actes.

Point important : pour chaque dépense, un justificatif doit être produit. La facture de votre fournisseur (ou prestataire) doit indiquer "société en formation", accompagné de son nom (sa dénomination sociale) et l'adresse du siège social.

Pour une société, le remboursement effectif intervient une fois que le capital social est débloqué par la banque. Au niveau comptable, il apparaît au crédit du compte courant de l’associé qui a avancé les fonds nécessaires.

Pour une entreprise individuelle, ce formalisme n’est pas nécessaire puisqu'il n'est pas fait de distinction entre l'entrepreneur individuel et son entreprise. Il est toutefois nécessaire là aussi de justifier des factures correspondantes.

Comment récupérer la TVA sur les achats effectués avant la création de l’entreprise ?

La TVA payée sur les achats effectués durant la période de formation de votre société peut être récupérée à condition de :

• Conserver les factures indiquant que la société est en formation
• Justifier de la reprise des actes dans un état annexé aux statuts, dans une clause spécifique des statuts ou bien dans le cadre d’une décision à la majorité des associés.

La société pourra alors intégrer la TVA déductible relative aux dépenses effectuées pendant la période de création dans sa première déclaration à l’administration fiscale.

Les apports en nature

Lorsque les dépenses engagées par un associé avant la création de la société correspondent à des biens, elles peuvent constituer un apport en nature. Dans ce cas, il n’y a pas de remboursement des dépenses engagées. Ce peut être le cas d'un bien immobilier apporté lors de la création d'une SCI.

Pour rappel, les apports en nature sont l’un des trois types d’apport composant le capital social et donnent droit à des parts sociales (EURL, SARL) ou à des actions (SASU,SAS).

Les entreprises individuelles ne sont pas concernées par cette possibilité.

À savoir que la nomination d’un commissaire aux apports est obligatoire si la valeur de chaque apport est supérieure à 30 000 € et/ou si la valeur totale des apports en nature excède la moitié du capital social.

Quels frais peut-on passer dans la comptabilité de la société ?

Peut-on réaliser un achat personnel sur le compte de l’entreprise ?

Pour un entrepreneur individuel, le compte de l’exploitant (compte 108) permet d’enregistrer les mouvements personnels : dépenses personnelles réglées avec le compte professionnel et vice-versa.

Mais en société, le fonctionnement est différent. Techniquement, l’utilisation des moyens de paiement de l’entreprise à des fins personnelles constitue un abus de bien social.

La procédure de régularisation

Si une dépense à caractère personnel est effectuée par erreur (exemple : l’associé utilise sa carte professionnelle ou bien souhaite profiter d’un tarif préférentiel accordé à la société), une régularisation comptable est obligatoire. En effet, la TVA payée sur les achats personnels n’est pas déductible.

Il faut pour cela comptabiliser l’opération dans le compte courant d’associé. Ainsi, la dépense ne sera pas enregistrée dans les charges de l’exercice.

L'essentiel à retenir

Les dirigeants peuvent se faire rembourser les dépenses engagées pour le compte de leur future entreprise, à condition qu'elles soient nécessaires au démarrage de l'activité, qu'elles aient lieu dans les 6 mois précédant l'immatriculation et que les factures mentionnent "société en cours de formation".

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