Bilan comptable : est il obligatoire pour l'auto entrepreneur ?

Qu'est-ce qu'un bilan comptable ?

Une représentation du patrimoine de l'entreprise

Présenté sous forme de tableau, le bilan comptable permet de récapituler ce que possède l'entreprise et ce qu'elle doit. C'est pourquoi on dit souvent que le bilan représente une photographie du patrimoine de l'entreprise, à une date donnée .

Le bilan se compose de deux parties :

• L'actif : ce que l'entreprise possède , autrement dit ses moyens de production
• Le passif : ce que l'entreprise doit, autrement dit les ressources à sa disposition, mais qui ne lui appartiennent pas

Une partie intégrante des comptes annuels et de la liasse fiscale

Le bilan comptable fait partie des comptes annuels que toutes les entreprises doivent produire chaque année quand elles sous placées sous le régime fiscal du réel simplifié ou normal. Les deux autres états financiers étant : 

• Le compte de résultat : il se compose des charges (dépenses) et (recettes) réalisées sur une année (un exercice comptable). Si on considère le bilan comme une photographie, le résultat de s'apparente plutôt à un film.

• L’annexe : ce document apporte des informations qui permettent d’éclairer les données chiffrées du bilan et du compte de résultat.

Un outil de pilotage pour suivre votre activité 

Le bilan comptable permet de piloter vos performances et d'analyser l'évolution de votre entreprise. Il est ainsi indispensable pour comparer le CA et les autres indicateurs clés (KPI) d’une année sur l’autre (N et N-1). 

Grâce aux chiffres issus du bilan comptable, on peut également calculer les ratios suivants :

• Le fonds de roulement
• Le besoin en fonds de roulement (BFR)
• L’autonomie financière (ratio de solvabilité)
• La trésorerie nette

Tous ces indicateurs permettent d’évaluer la santé financière et le potentiel de développement de votre entreprise, et donc d’ajuster sa stratégie commerciale en conséquence. Autrement dit, prendre les bonnes décisions aux bons moments. 

Qui a l'obligation de faire un bilan comptable ?

Les obligations comptables des entreprises varient selon leur niveau de chiffre d’affaires et leur régime d’imposition (IR ou IS), indépendamment de leur forme juridique. Ainsi toutes les sociétés et les entreprises individuelles (EI) qui dépassent les seuils autorisés de la micro entreprise sont soumises à l’obligation de produire leurs comptes annuels chaque année. Autrement dit, seules les EURL soumises à l'IR et les EI qui ont opté pour le régime fiscal de la micro entreprise en sont dispensés.

Pourtant, le bilan comptable fait partie des documents de référence : on le retrouve dans la liste des justificatifs demandés par la banque et les propriétaires-bailleurs de locaux professionnels. Pour obtenir un prêt bancaire, les bilans comptables des trois dernières années (N, N-1 et N-2) sont systématiquement demandés.

Quelles sont les documents et les obligations comptables d'un auto-entrepreneur ?

Même s’il est simplifié, le régime fiscal simplifié de la micro entreprise s’accompagne d’un certain nombre d’obligations comptables. Explications.

Tenir un livre des recettes et un registre des achats

Dans le cadre de votre gestion comptable, ces deux livres comptables doivent être tenus dans l'ordre chronologique :

• Le livre des recettes dans lequel doivent être saisis le montant, l'origine, le mode de règlement et la référence de chaque encaissement.
• Le registre des achats dans lequel les mêmes informations doivent apparaitre pour chaque dépenses professionnelles.

Vous devez impérativement conserver toutes les pièces justificatives.

Déclarer votre chiffre d'affaires

Chaque mois ou chaque trimestre, selon la périodicité choisie, les auto entrepreneurs doivent déclarer leur chiffre d’affaires (CA) à l’Urssaf.

Attention, au moment de la déclaration, il arrive que certaines ventes de marchandises ou prestations de service soient facturées, sans que le paiement ait été effectué. Étant donné que la micro entreprise suit les règles de la comptabilité de trésorerie, vous devez seulement déclarer le CA réellement encaissé.

Pour rappel, le chiffre d'affaires (CA) annuel des auto entrepreneurs est plafonné. Selon la nature de leur activité, les auto-entrepreneurs ne doivent pas dépasser 188 700 € ou 77 700 € de CA. Ils ont aussi l'obligation de déclarer leur CA tous les mois sur le site dédié de l'Urssaf, même s'il est nul. De plus, ils cotisent sur leur CA hors taxe. À ce titre, ils ne peuvent déduire aucune dépense professionnelle de leur chiffre d'affaires.

Comment faire une facture quand on est auto entrepreneur ?

Une facture doit être remise pour toutes les transactions commerciales entre professionnels (B2B). En revanche pour les ventes aux particuliers, la facture est obligatoire dans certains cas seulement :

• Les ventes à distance (e-commerce)
• Les travaux immobiliers
• À la demande du client pour les prestations supérieures à 25 €

Chaque facture émise doit porter la mention « TVA non applicable - article 293 B du CGI » (Code général des impôts). Ce, tant que l'auto entrepreneur bénéficie de la franchise en base de TVA. Là encore, le régime est conditionné à des seuils de CA à ne pas dépasser.

D'autres mentions sont obligatoires : date, numéro de facture, montant HT, identité du vendeur et du client. Et désormais, depuis la mise en place du nouveau statut de l’entrepreneur individuel, il faut également ajouter la mention « entrepreneur individuel » ou « EI » avant ou après le nom de l’auto-entrepreneur.

Enfin, les numéros des factures doivent se suivre. Elles ne sont pas modifiables ! Vous devez faire un avoir et une nouvelle facture en cas de modification, ou d'erreur.

La question du compte bancaire

Les auto entrepreneurs doivent ouvrir un compte bancaire dédié à leur(s) activité(s) lorsque le chiffre d’affaires dépasse 10 000 € pendant 2 années consécutives. En-deçà, le compte bancaire personnel suffit.

Est-ce qu'un micro-entrepreneur doit avoir un expert-comptable ?

Vous pouvez tenir seul votre comptabilité, avec un bon logiciel comptable. Mais, dès lors que vous avez besoin de produire votre bilan comptable, mieux vaut s'adresser à un expert-comptable. À moins d'avoir de solides connaissances en la matière. D'autant plus que ce professionnel pluridisciplinaire à plusieurs cordes à son arc.

Les atouts de l’expert-comptable 

La micro entreprise se distingue par sa simplicité, notamment parce qu’elle permet à l’entrepreneur de tenir lui-même sa comptabilité. Mais ce régime fiscal n'est pas toujours le plus avantageux, selon l'activité et la vitesse à laquelle elle se développe. 

C'est là que l'expert-comptable a toute son importance. Ce professionnel du chiffre dispose de nombreuses compétences techniques en matière de fiscalité, de gestion de patrimoine, de paie et de droit des sociétés, en plus de son expertise comptable acquise au cours de ses 8 années de formation. Véritable partenaire du chef d'entreprise, il est lui-même entrepreneur. À ce titre, il a une vision de l'entreprise à 360° et une très bonne connaissance des secteurs d'activités de ses clients. Ainsi va t-il pouvoir vous prodiguer des conseils pertinents aussi souvent que nécessaire pour pérenniser et développer votre entreprise.

Vous pourrez également bénéficier de tous ses outils : la GED et un logiciel de comptabilité sur lequel vous pouvez aussi faire vos factures vos devis et vos relances clients.

Comment le choisir ?

Profession libérale réglementée, l'expert-comptable est le seul professionnel habilité à tenir les comptes des entreprises quand elles n'ont pas de comptable interne à leur organisation. À ce titre, il doit être inscrit à l'Ordre des experts-comptables dans sa région et respecter le Code de déontologie de la profession. Vérifiez que son nom apparaisse bien dans l'annuaire du conseil de l'Ordre. 

Pour le choisir, vous pouvez consulter son site internet, demander un devis ou/et demander à être rappelé pour avoir un premier contact téléphonique. Les témoignages de ses clients vont aussi vous donner un bon aperçu de ses qualités et de ses savoirs faires.

Comment faire un bilan comptable quand on est auto entrepreneur ?

Si vous réalisez seul votre bilan comptable vous risquez de passer énormément de temps à compiler les données et à les affecter aux bons comptes. Du temps que vous aurez en moins pour vos missions à plus forte valeur ajoutée. À ce titre, le recours à un expert-comptable est non seulement source de fiabilité et de sécurité, mais aussi un réel gain de temps. Cette fiabilité étant largement reconnue dans tout l'écosystème entrepreneurial, les banques, les investisseurs potentiels et les fournisseurs : des interlocuteurs indispensables au développement de votre entreprise.

Tenir une comptabilité d’engagement

Placé sous le régime de la micro entreprise (micro BIC ou micro BNC), vous relevez de la comptabilité de trésorerie, qui consiste principalement à enregistrer les encaissements (recettes) et les décaissements (dépenses).

Pour établir votre bilan comptable, vous devrez passer par une comptabilité d’engagement. Autrement dit, tenir compte des créances et des dettes, qui correspondent aux recettes et aux dépenses engagées.

Réaliser un inventaire

Il est indispensable de faire le point sur ce que tout votre entreprise possède : liquidités, stocks, locaux (si vous en êtes propriétaire), licences, fonds de commerce… Mais aussi sur ce qu’elle doit, notamment les emprunts et les dettes non réglées envers les fournisseurs.

Pensez à fixer les bornes de votre exercice comptable : souhaitez-vous produire un bilan de l'année N-1, ou une situation intermédiaire ?

Vérifier toute votre gestion comptable 

Passez en revue votre livre des recettes et votre registre des achats, et vérifiez que toutes les factures ont bien été enregistrées à la bonne date et au bon montant. Si vos registres sont au format papier, il sera nécessaire de les transposer sur Excel ou Google Sheets pour pouvoir effectuer les calculs plus facilement et sans risque d’erreur.

Établir votre bilan comptable

Pour un auto-entrepreneur, le bilan comptable simplifié est amplement suffisant. Dans la colonne gauche du bilan comptable, vous devez indiquer l’actif :

• Les immobilisations incorporelles (fonds de commerce, brevets…), corporelles (terrains, bâtiments, mobilier, biens matériels…) et financières
• L’actif circulant : stocks de matières premières, marchandises, créances clients, disponibilités…

Et dans la colonne droite, c’est le passif :

• Les capitaux propres
• Les provisions pour risques et charges
• Les dettes et les charges à payer : fournisseurs, organismes financiers, cotisations sociales, administration fiscale…

En sachant que pour un micro entrepreneur, le passif sera principalement constitué des dettes et charges à payer.

Quel est le tarif d'un bilan comptable pour un auto entrepreneur ?

Tout dépend de la taille de votre entreprise, de votre volume d'affaire, des missions que vous lui confiez et de sa situation géographique.

À savoir qu'un expert-comptable en ligne est forcément moins cher qu'un cabinet de proximité puisque son organisation100% digitale lui permet de faire des économies d'échelle qu'il répercute sur ses clients.

Le coût pour la tenue comptable d’une micro entreprise varie généralement entre 30 et 100 € HT par mois. Mais pour une prestation ponctuelle, comme la réalisation d’un bilan comptable, la facturation peut être forfaitaire ou au tarif horaire. Contactez-nous pour obtenir un devis !

L'essentiel à retenir

Même s'il ne fait pas partie des obligations légales de l'auto-entrepreneur, le bilan comptable est nécessaire pour piloter votre activité et assurer la bonne santé financière de votre entreprise. Pour l'établir conformément au Plan Comptable Général (PCG), il est préférable de faire appel à un expert-comptable. En l’absence de bilan comptable, il est possible d’utiliser l’attestation fiscale établie par l’Urssaf. Mais ce document permet seulement de justifier le chiffre d’affaires, sans pour autant présenter l’ensemble des informations clé du bilan comptable.

N'hésitez plus !  Contactez-nous pour obtenir votre devis personnalisé  et bénéficiez d'un véritable allié pour votre micro entreprise.