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Extrait Kbis : à quoi correspond ce document ?
L’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)
Toutes les entreprises commerciales ont l’obligation de s’immatriculer au RCS entre le mois qui précède le début d’activité et les 15 jours qui suivent. À la suite de cette immatriculation, elles obtiennent un document appelé extrait Kbis.
Pour les entreprises artisanales, c’est l’inscription au RM (Répertoire des Métiers) qui est obligatoire. Elle est justifiée par l’extrait D1, qui est l’équivalent du Kbis pour les artisans.
À savoir que depuis le 1er janvier 2023 a été mis en place le RNE (Registre National des Entreprises) en remplacement du RM et du RCS. Ce dernier restant toutefois toutefois accessible.
Kbis : la carte d’identité de l’entreprise
L’extrait Kbis est un document de référence, permettant de prouver l’existence légale d’une société et son immatriculation au RCS. Il contient les informations suivantes :
- Le nom du greffier du tribunal de commerce ayant signé l’immatriculation
- La dénomination sociale de l’entreprise
- Le numéro Siren (numéro unique d’identification, composé de 9 chiffres)
- Le code APE (activité principale exercée)
- La forme juridique
- Le montant du capital social
- L’adresse du siège social et de l’établissement principal
- La date de création et la durée d’existence (99 ans en principe)
- L’activité détaillée
- Le nom de domaine du site Internet
- L’identification du dirigeant principal
- La référence des autorisations obligatoires pour les professions réglementées
- Les décisions du tribunal de commerce en matière de procédures collectives, le cas échéant
Est-ce que les professions libérales disposent d'un Kbis ?
Même si par définition, les professions libérales exercent une activité qui n’est ni commerciale ni artisanale, elles peuvent être concernées par l’extrait Kbis. Tout dépend de la forme juridique choisie.
Pour les professions libérales exerçant en société
Les sociétés civiles (SCM, SCP) et les sociétés d’exercice libérale (SEL) sont tenues de s’immatriculer au RCS. De ce fait, elles se voient remettre un extrait Kbis une fois leur immatriculation effectuée.
Bon à savoir : les professions libérales exerçant sous forme de SEL doivent s’inscrire au RCS, mais certaines activités sont dispensées des formalités de publicité dans un journal d’annonces légales (JAL) et au Bulletin Officiel Des Annonces Civiles et Commerciales (BODACC).
Pour l'entrepreneur individiduel, quel est l’équivalent ?
L’inscription au RCS concerne également les commerçants qui exercent en nom propre, sous le statut juridique de l'entreprise individuelle (EI). Dans ce cas, c’est un extrait K qui leur est délivré.
Tandis que les professionnels libéraux qui optent pour la création d'une EI ne sont pas concernés par le RCS et donc ne reçoivent pas d'extrait Kbis. Pour justifier de leur existence légale, ils doivent fournir un avis de situation au répertoire Sirene, qui reprend l’ensemble des informations légales relatives à leur entreprise individuelle.
Concernant les professions libérales réglementées par un Ordre professionnel, elle doivent impérativement s'inscrire au tableau de l'Ordre.
Est-ce que l'extrait Kbis est obligatoire pour un auto entrepreneur ?
Les auto-entrepreneurs exercant sous le statut juridique de l'Entreprise Individuelle, ils ne sont pas concernés par l'extrait Kbis. Pour rappel, les auto entrepreneurs sont des entrepreneurs individuels qui bénéficient du régime fiscal de la micro-entreprise, un régime social et fiscal simplifié
Ils reçoivent un extrait K quand leur activité est commerciale, sinon un avis de situation Sirene dans les autres cas.
Dans quelles situations vous sera demandé un extrait Kbis ?
Un extrait de moins de 3 mois
De manière générale, vous devrez présenter un extrait Kbis (ou équivalent) lorsque vous devez justifier de l’existence officielle de votre entreprise. Notamment dans les situations suivantes :
- Ouvrir un compte bancaire
- Travailler avec un nouveau fournisseur
- Répondre à un marché public
Étant donné que les informations contenues dans le Kbis sont susceptibles de varier, on demande souvent un extrait récent, autrement dit datant de moins de 3 mois.
De votre côté, avant de travailler avec un fournisseur ou un prestataire, vous devez également réaliser un certain nombre de vérifications. Il faut notamment s’assurer que l’entreprise est dûment immatriculée, d’où la nécessité d’obtenir un extrait Kbis (ou un extrait D1 pour un artisan).
Des démarches administratives simplifiées
Historiquement, l’extrait Kbis était systématiquement réclamé par l’administration lorsqu’une entreprise entamait une démarche officielle. Mais depuis la mise en œuvre de la loi Pacte, il n’est plus obligatoire de fournir l’extrait Kbis dans 55 procédures administratives (exemples : candidature à un marché public, autorisation d’ouverture de commerce de détail).
Il sera simplement demandé de fournir le numéro Siren.
Où trouver l’extrait Kbis d’une entreprise ?
Effectuer une demande en ligne
Les professionnels peuvent se rendre sur le site MonIdenum et créer un compte pour télécharger l’extrait Kbis de leur société.
Effectuer une demande via Infogreffe
Lorsque la demande concerne une autre entreprise, il est possible d’aller sur le site Infogreffe.fr ou bien de s’adresser greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise.
Comment faire pour avoir un extrait Kbis gratuit ?
Lors de l’immatriculation de votre entreprise, un premier extrait Kbis vous est remis. Par la suite, vous pouvez l’obtenir gratuitement en passant par le site MonIdenum.
Si vous avez besoin d’obtenir le Kbis d’une autre entreprise, adressez-vous directement à votre interlocuteur pour éviter de payer des frais. Autrement, sachez que la demande de Kbis via le greffe du tribunal de commerce est payante :
- Demande sur place : 2,69 €
- Envoi par courrier : 3,85 €
- Transmission par voie électronique : 3,37 €.
L'essentiel à retenir
Les professions libérales exerçant sous la forme de société peuvent obtenir leur extrait Kbis gratuitement en ligne. Pour les entreprises individuelles, il est possible de fournir un document équivalent : l'avis de situation au répertoire Sirene.
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